Archivage de documents, normes et réglementations à respecter

L’émergence de la technologie nous a apporté de nombreux avantages comme la numérisation de documents. Si la plupart des archives sont aujourd’hui indexées et centralisées, il reste encore des documents papiers à trier et stocker. Afin d’éviter tous problèmes préjudiciables pour l’entreprise, l’archivage de documents est soumis à certaines normes et réglementations.

L’archivage, qu’est ce que c’est ?

Avant de commencer, intéressons nous à la définition d’une archive. On la retrouve dans le code du patrimoine, livre II, Titre Ier, chapitre 1er à l’article L211-1 :

“Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité.”

Si vous souhaitez en apprendre plus sur la consultation, la duplication ou encore l’élimination des archives, je vous invite alors à consulter les autres articles du livre II du code du patrimoine

Pour l’heure, concentrons-nous exclusivement sur les normes et équipements à adopter pour une bonne gestion de vos archives physiques

Dans une circulaire sur la Gestion des archives dans les services et établissements publics de l’état signé le 02/11/2001, l’ancien premier ministre Lionel Jospin évoque notamment la conservation des archives :

“Il est, en particulier, indispensable d’aménager des locaux conformes aux normes de sécurité […] et dotés des équipements adéquats pour la conservation des archives intermédiaires […]”

À présent, entrons dans le vif du sujet en se demandant

Quelles sont les normes de sécurité pour l’archivage de documents ?

3 normes phares encadrent la conservation d’archive

  • FD ISO/TR 18128 : Cette norme dresse les différents risques potentiels aux processus de gestion de l’archivage. Ainsi, les organismes peuvent mieux appréhender le stockage de leurs archives.
  • NF EN 16141 : Cette norme européenne détaille les caractéristiques que doivent présenter la potentielle salle à archives. Elle établit donc une liste de différents points à prendre en considération afin d’optimiser l’accessibilité des documents.
  • NF Z40-350 : Les entreprises peuvent choisir de stocker elles-mêmes ses propres archives, ou alors elles peuvent faire appel à un prestataire d’archivage extérieur. Dans ce dernier cas, la norme NF Z40-350 va encadrer cette gestion externalisée des documents. Elle engage alors le prestataire à délivrer une démarche générale de qualité

Les normes ne sont pas forcément parlantes pour tout le monde.

Quels sont concrètement les équipements adéquats pour la conservation d’archives ?

La pièce contenant les dossiers d’archives doit être étudiée afin d’éviter d’être exposée à différents facteurs de risques. En d’autres termes, l’endroit où sont entreposés les documents doit être à l’abri d’éventuel(le)s :

  • Incendies
  • Intrusions
  • Variations de températures et d’hygrométrie
  • Inondations
  • Excès de luminosité

Concernant les équipements adéquats pour votre salle d’archivage, deux possibilités s’offrent à vous.
Vous pouvez opter pour la solution habituelle, c’est à dire le rayonnage fixe. Pour ce genre de stockage, le rayonnage R.A.P. est la solution la plus adaptée. Leurs tablettes avec leur revêtement isorel ainsi que leur capacité de charge pouvant atteindre 200 kg par niveau seront parfaites pour soutenir vos classeurs ou cartons contenant vos documents.

Rayonnage léger RAP - SMAI

Une deuxième possibilité s’offre à vous, il s’agit du rayonnage mobile. Ce type d’installation procure un gain d’espace très important dans votre pièce. Chaque structure du rayonnage est positionnée sur des rails. Ainsi, les utilisateurs peuvent déplacer le rayonnage à leur convenance. Il existe 3 types de rayonnage mobile.

  • Le rayonnage mobile mécanique : Ce dernier peut se mouvoir grâce à un volant situé sur la paroi du rayonnage
  • Le rayonnage mobile électrique : Ici pas de volant mais des boutons directionnels pour déplacer la structure
  • Le rayonnage mobile électrique intelligent : Une automatisation va permettre au rayonnage de se déplacer et de se positionner à intervalles réguliers

Cependant, SMAI intervient exclusivement sur du rayonnage RAP et du rayonnage mobile manuel

Rayonnage léger mobile latéral et longitudinal - SMAI

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